Privacy Policy

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Information Collection

The International Fiscal Association, Canadian Branch (“IFA Canada”) collects personal information as necessary in the course of its relationship with its members, customers, contributors and others having dealings with it. “Personal information” means information about an identifiable individual. For example, when a person obtains membership, registers for an event, or purchases a publication or other product, personal information relating to payment, including contact information like physical or electronic address may be collected. IFA Canada may also keep a record of contacts, including copies of correspondence and history of transactions.

This information is used only for the purposes for which it was collected, namely to provide goods and services to members and customers, to process payments and correspondence and to keep members and customers informed of activities and products. Under no circumstances does IFA Canada rent, sell or trade any of this personal information.

This information is retained only so long as is necessary for the fulfilment of the purposes for which it is collected.

Information Safeguards

All personal information provided to IFA Canada by members, customers, contributors and others having dealings with it is kept physically and electronically secure, as is appropriate to the sensitivity of the particular information. All such information is used only for the purposes for which it was collected, and access to it is limited to staff who require it to perform necessary job functions.

IFA Canada has put in place and maintains specific security safeguards to protect personal information against loss, theft, unauthorized access, disclosure, copying, or use or unauthorized modification. These safeguards include the use of password protocols, encryption and other security software to protect personal information when goods or services are purchased. This software is updated periodically to improve protection.

In very limited circumstances, IFA Canada may disclose personal information to third parties who provide services to IFA Canada in the normal course of business. For example, some personal financial information must be disclosed to the bank in order to process payments of fees or other financial transactions or couriers in order to ship orders to members or others. In these circumstances, IFA Canada discloses only the information that is necessary to obtain the service in question.

Service providers who perform internal functions for IFA Canada, such as information storage, are bound by contract to keep personal information provided to them by IFA Canada confidential, to safeguard it and to use it only for the purposes of rendering the contracted services.

IFA Canada may also disclose personal information in other circumstances specifically permitted or required by applicable legislation, such as where a government institution has lawful authority to obtain the information.

Consent and Access to Information

IFA Canada obtains the consent, either express or implied, of members, and others with whom it has dealings to use their personal information for the purposes for which it has been collected. Based on this, it is expected that these persons have an understanding of how this information is used and the limited circumstances in which it is shared with third parties. If any member or other person with whom IFA Canada has dealings wishes to withdraw this consent, this may be accomplished by written notification to IFA Canada Privacy Officer. However, it must be understood that in cases where such consent is withdrawn, or where it is not given, there could be circumstances in which IFA Canada will be unable to service a membership or provide requested products or services.

Any member, customer, contributor or other person having dealings with IFA Canada may request a copy of that person’s personal information contained in the records of IFA Canada, or a list of third parties to whom that information has been disclosed, by written request to IFA Canada Privacy Officer. Acceptable proof of identification will be required before responding to such a request. In some cases it will not be possible to provide a person with the complete record of that person’s personal information, because of other applicable constraints, such as where that record contains non-severable personal information about another person. In such circumstances, an explanation of the reason for this will be provided. There are also other circumstances, such as where information was generated as part of a formal dispute resolution process, where personal information collected by IFA Canada will not be disclosed upon such a request.

If any member, customer, contributor or other person having dealings with IFA Canada feels that that person’s personal information as contained in the records of IFA Canada is inaccurate, incomplete or out of date, or otherwise wishes to enquire about or challenge compliance by IFA Canada regarding the use of that person’s personal information, that person may so advise IFA Canada Privacy Officer in writing. The Privacy Officer will then examine the request and make such correction or take such action as is necessary in the circumstances.

All such requests shall be processed within thirty (30) days.

Privacy Officer

The Privacy Officer is responsible for and carries out the activities required for compliance with this Privacy Policy and applicable legislation. In addition to his or her other responsibilities in this regard, the Privacy Officer shall be responsible for establishment and compliance with procedures for receiving and responding to requests or complaints regarding the collection or use of personal information by IFA Canada.

Contact us: https://ifacanada.org/contact/

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Politique de protection des renseignements personnels

Cueillette de l’information

L’Association fiscale internationale (“IFA Canada”) recueille les renseignements personnels dont elle a besoin dans le cadre de ses relations avec ses membres, clients et auteurs, et avec d’autres personnes qui font affaire avec elle. Un « renseignement personnel » s’entend d’un renseignement concernant un individu identifiable. Par exemple, lorsqu’une personne devient membre de IFA Canada, s’inscrit à un événement ou achète une publication ou un autre produit, des renseignements personnels relatifs au paiement, incluant des informations sur la personne à contacter, comme l’adresse physique ou électronique, peuvent être recueillis. IFA Canada peut également conserver un registre des personnes à contacter, incluant des copies de la correspondance et un historique des opérations.

Ces renseignements ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à savoir fournir des produits et des services aux membres et aux clients, traiter les paiements et la correspondance, et garder les membres et les clients au courant des activités et des produits. En aucun cas, IFA Canada ne peut céder, vendre ou échanger quelque renseignement personnel.

Les renseignements ne sont conservés que pour la période nécessaire à l’objet pour lequel ils ont été recueillis.

Sauvegardes

Compte tenu de leur caractère sensible, tous les renseignements personnels fournis à IFA Canada par des membres, des clients, des auteurs et d’autres personnes qui font affaire avec elle sont conservés, physiquement et électroniquement, de façon sécuritaire. Ces renseignements ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et leur accès est limité au personnel qui en a besoin pour s’acquitter de ses fonctions administratives.

IFA Canada a mis en place et maintient des mesures de sécurité précises pour assurer la protection des renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès par des personnes non autorisées, la divulgation, la copie ou l’utilisation ou la modification non autorisées. Ces mesures comprennent l’utilisation de protocoles de mots de passe, le chiffrement et autres logiciels de sécurité destinés à assurer la protection des renseignements personnels lors de l’achat de produits ou de services. Le logiciel est mis à jour périodiquement pour améliorer la protection.

Dans des circonstances très limitées, IFA Canada peut communiquer des renseignements personnels à des tiers qui fournissent des services à IFA Canada dans le cours normal des affaires. Par exemple, certains renseignements personnels doivent être communiqués à la banque pour assurer le traitement du paiement des cotisations ou d’autres opérations financières, ou ils doivent être communiqués à des services de messagerie pour l’expédition des commandes à des membres ou à d’autres personnes. Dans ces circonstances, IFA Canada ne communique que les renseignements nécessaires à l’obtention du service en question.

Les fournisseurs de service qui s’acquittent de fonctions internes pour le compte de IFA Canada, comme le stockage de l’information, sont tenus par contrat de respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels qui leur sont fournis par IFA Canada, d’en assurer la protection et de ne les utiliser qu’aux fins de la prestation des services prévus au contrat.

IFA Canada peut également communiquer des renseignements personnels dans d’autres circonstances expressément permises ou prévues par la loi applicable, dans le cas, par exemple, où un organisme gouvernemental est légalement autorisé à obtenir les renseignements.

Consentement et accès à l’information

IFA Canada doit obtenir le consentement, explicite ou implicite, des membres et d’autres personnes avec qui elle fait affaire pour utiliser les renseignements personnels qui les concernent aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. On s’attend donc à ce que les personnes sachent comment ces renseignements sont utilisés et connaissent les circonstances limitées dans lesquelles ces renseignements peuvent être partagés avec des tiers. Le membre ou une autre personne avec qui IFA Canada fait affaire qui souhaite retirer son consentement doit en informer par écrit le responsable de la protection de la vie privée de IFA Canada. Cependant, il est entendu que dans les cas où un tel consentement est retiré, ou n’est pas donné, il peut y avoir des circonstances dans lesquelles IFA Canada ne sera pas en mesure de fournir un service au membre ou de fournir les produits ou services demandés.

Tout membre, client, auteur ou toute autre personne qui fait affaire avec IFA Canada peut demander une copie des renseignements personnels le concernant qui se trouvent dans les dossiers de IFA Canada ou une liste des tiers à qui ces renseignements ont été communiqués, en faisant une demande écrite en ce sens au responsable de la protection de la vie privée de IFA Canada. Une preuve d’identité acceptable devra être produite avant que le responsable de la protection de la vie privée de IFA Canada puisse répondre à une telle demande. Dans certains cas, il sera impossible de fournir à une personne le dossier complet des renseignements personnels qui la concernent à cause d’autres restrictions applicables, par exemple si le dossier en question contient des renseignements personnels indissociables au sujet d’une autre personne. Dans ces circonstances, une explication des raisons à l’appui du refus de la demande sera fournie. Il existe également d’autres circonstances, par exemple si les renseignements personnels ont été obtenus en partie dans le cadre d’un processus formel de règlement de conflit, où les renseignements personnels recueillis par IFA Canada ne seront pas communiqués après une telle demande.

Si un membre, un client, un auteur ou une autre personne qui fait affaire avec IFA Canada estime que les renseignements personnels le concernant qui se trouvent dans les dossiers de IFA Canada sont inexacts, incomplets ou périmés ou, autrement, si elle souhaite faire enquête au sujet de l’observation par IFA Canada des règles d’utilisation des renseignements personnels de cette personne ou la contester, cette personne peut en informer le responsable de la protection de la vie privée de IFA Canada par écrit. Le responsable de la protection de la vie privée de IFA Canada examinera alors la demande et apportera les corrections nécessaires ou prendra les mesures appropriées dans les circonstances.

Une telle demande sera traitée dans les trente (30) jours.

Responsable de la protection de la vie privée

Un responsable de la protection de la vie privée est responsable des mesures nécessaires pour assurer la conformité à la présente politique sur la protection de la vie privée et à la législation applicable. En plus de ses autres responsabilités à cet égard, le responsable de la protection de la vie privée sera responsable de l’établissement et de l’observation des procédures de réception et de réponse aux demandes et aux plaintes au sujet de la cueillette ou de l’utilisation des renseignements personnels par IFA Canada.

Contactez nous: https://ifacanada.org/contact/

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